QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN

Tùy vào từng đơn hàng và tình hình từng công ty mà mỗi công ty có một quy trình nghiệp vụ giao nhận khác nhau. Tuy nhiên theo tìm hiểu của tác giả, nhìn chung nhiều công ty giao nhận có một quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tổng quát tương tự nhau gồm các bước như sau:

1. Nhận và kiểm tra bộ chứng từ 

Sau khi tiến hành xem xét, báo giá và hai bên thỏa thuận ký hợp đồng giao nhận thì khách hàng sẽ gửi bộ chứng từ gồm: Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, thông tin con tàu, ngày tàu đến dự kiến,...

Nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra các chứng từ khách hàng gửi bằng cách xem các thông tin có trùng khớp hay không, có đầy đủ các thông tin cần thiết hay không. Trong trường hợp không trùng khớp giữa các dữ liệu trong chứng từ với nhau hoặc thiếu thông tin, nhân viên chứng từ liên hệ với khách hàng yêu cầu bổ sung đầy đủ, chính xác.

2. Lấy lệnh giao hàng (D/O)

Lệnh giao hàng (Delivery Oder – D/O) là chứng từ mà công ty vận chuyển (hãng tàu hoặc forwader) phát hành để ra chỉ thị cho đơn vị lưu kho giữ hàng (cảng, kho) giao hàng cho chủ hàng. 

Trước ngày dự kiến hàng đến (thông thường là từ 1 đến 2 ngày) sẽ nhận được giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice). Sau khi tàu cập cảng và có được bộ chứng từ đầy đủ cùng với một vài giấy giới thiệu từ bên công ty khách hàng gửi sang, nhân viên giao nhận sẽ đến hãng tàu hoặc một đại lý giao nhận khác (trong trường hợp lệnh nối) để lấy lệnh. 

Khi đi lấy lệnh giao hàng phải đóng phí làm D/O, phí vệ sinh container, phí  THC, Handling,...

Đối với hàng FCL nếu hàng là loại hàng giao thẳng, giao nguyên container thì nhân viên giao nhận phải làm giấy mượn container và đóng phí cược container theo quy định của mỗi hãng tàu. Trên lệnh giao hàng sẽ được đóng dấu là “HÀNG GIAO THẲNG”. Đối với hàng FCL là hàng rút ruột tại cảng thì trên D/O sẽ được đóng dấu “HÀNG RÚT RUỘT” và cũng được ghi rõ ngày hết hạn.

Đồng thời, hãng tàu đưa cho nhân viên giao nhận ký tên vào 01 bản D/O và hãng tàu giữ lại bảng này để làm bằng chứng là bộ lệnh đã được giao cho người giao nhận. Nhân viên giao nhận còn phải đối chiếu B/L với các thông tin trong D/O để đảm bảo thông tin chính xác. Nếu phát hiện có sai sót, nhân viên giao nhận sẽ phải yêu cầu hãng tàu sửa chữa.

3. Thông quan hàng nhập khẩu

• Bước 1: Khai hải quan điện tử và đóng thuế 

Việc khai hải quan điện tử có thể tiến hành đồng thời, song song với lấy D/O. Thay vì trước đây phải điền thông tin vào tờ khai rồi đem ra hải quan để nhân viên hải quan nhập liệu rất mất thời gian. Nhờ bước cải tiến này mà thời gian làm thủ tục nhanh hơn nhiều.

Nhân viên chứng từ sử dụng phần mềm ECUS5/VNACCS để khai hải quan điện tử, truyền dữ liệu lên tờ khai qua mạng hải quan điện tử. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan sẽ tự động thông báo số tiếp nhận, số tờ khai, phân luồng hàng hóa.

Sau khi đã hoàn tất khai hải quan điện tử, ta sẽ nhận được tờ khai hải quan hàng nhập, in bộ tờ khai ra và liên hệ khách hàng nộp thuế.

• Bước 2: Đăng ký tờ khai tại cảng

Sau khai đã khai hải quan điện tử thành công, nhận được tờ khai từ hải quan, cần chuẩn bị bộ hồ sơ để đăng ký tờ khai tại cảng gồm:

• Tờ khai hải quan nhập khẩu
• Vận đơn (B/L)
• Invoice
• Packing list
• C/O (nếu có)
• Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước
• Giấy giới thiệu
• Đăng ký kiểm hóa (nếu TK luồng đỏ)

Nhân viên giao nhận đem bộ chứng từ đã chuẩn bị để hải quan kiểm tra. Hải quan sẽ tiếp nhận hồ sơ của doanh nghiệp để kiểm tra, sau đó chuyển hồ sơ qua bộ phận tính giá thuế để việc đóng thuế của doanh nghiệp.

• Bước 3: Kiểm hóa (nếu luồng đỏ)

Để làm thủ tục kiểm hóa, nhân viên giao nhận xem bảng phân công để liên lạc hải quan kiểm hóa. Sau đó làm thủ tục đăng ký chuyển bãi kiểm hóa.  

Xuống bãi làm thủ tục cắt seal kiểm hóa. Khi container hàng đã ở bãi kiểm hóa thì điều công nhân cảng đến cắt seal, điều công nhân dỡ hàng ra khỏi container để phục vụ kiểm hóa. Sau đó mời công chức hải quan kiểm hóa xuống kiểm tra hàng hóa theo mức độ hải quan yêu cầu.

• Bước 4: Trả tờ khai hải quan

Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong, hải quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai hải quan. Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí hải quan) dán vào tờ khai.

Nhân viên giao nhận kiểm tra xem đã đủ bộ chứng từ gồm: 

• Tờ khai hải quan
• Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ
• Phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa (nếu luồng đỏ)

4. Xuất phiếu EIR

Phiếu giao nhận container – hay còn gọi là phiếu EIR, là một trong những loại giấy tờ quan trọng trong xuất nhập khẩu. Phiếu EIR là một loại phơi phiếu ghi lại tình trạng của container. 

Để xuất phiếu EIR, nhân viên giao nhận đến phòng Thương vụ ở cảng nộp D/O (có dấu giao thẳng của hãng tàu) và đóng tiền nâng/hạ, lưu container.

5. Thanh lý hải quan

Hiện nay đã có thanh lý hải quan điện tử giúp rút ngắn thời gian thanh lý cổng, tuy nhiên hình thức này chỉ áp dụng cho các tờ khai hải quan mở ở Hải quan Sài Gòn khu vực I. 

Chủ yếu là thanh lý hải quan cổng. Để thanh lý hải quan cổng, nhân viên giao nhận mang bộ hồ sơ gồm:

• Lệnh giao hàng
• Phiếu EIR
• Tờ khai hải quan (Bản chính và bản copy)
• Danh sách container

Hải quan sẽ vào sổ hải quan về lô hàng và đóng dấu vào tờ khai, phiếu EIR và xác nhận vào tờ danh sách container và trả lại cho nhận viên giao nhận.

6. Giao hàng cho khách hàng

Nhân viên giao nhận gửi phiếu EIR, danh sách container, giấy mượn container cho tài xế xe container để tài xế vào cảng nhận hàng.

7. Trả vỏ container rỗng cho hãng tàu và nhận cược

Sau khi rút hàng xong, tài xế sẽ mang container trả về cảng hoặc ICD, theo chỉ định được ghi rõ trên giấy mượn container. Sau đó nhân viên giao nhận sẽ mang giấy cược container, phiếu EIR và phiếu thu đến đại lý hãng tàu để làm thủ tục nhận lại số tiền cược container.

8. Quyết toán và lưu hồ sơ

Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan hàng nhập xong, hàng đã được được giao cho khách hàng thì nhân viên chứng từ phải kiểm tra và sắp xếp chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh. 

Người giao nhận sẽ trao trả lại các chứng từ cho khách hàng và lưu lại 1 bộ. Đồng thời kèm theo 1 bản Debit Note (Giấy báo nợ) cho khách hàng.

Nguồn: Báo cáo khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hồ Nguyễn Hạnh Nhơn